Jakie są aktualne trendy i rozwiązania w globalnym podejściu do podróży służbowych? Odpowiedzią na to pytanie niech będą działania dużych i najbardziej aktywnych na tym polu firm.
Jeszcze kilkanaście lat temu rezerwowanie hoteli dla przedstawicieli handlowych i pracowników danej korporacji wyglądało zupełnie inaczej. Firmy wybierały miasta, w których najczęściej zatrzymywali się ich sprzedawcy oraz różnego rodzaju delegaci i kontraktowały tu hotele, negocjując dla siebie preferencyjne stawki. Pracownicy (lub asystentki) wysyłali maile do hoteli lub po prostu dzwonili aby dokonać rezerwacji. Takie działanie sprawdzało się przez długie lata, bardzo obciążało jednak firmy pracą związaną z doborem sieci hotelowych, współpracą z konkretnymi obiektami, czy negocjowaniem umów. Współpraca z wieloma podmiotami utrudniała kontrolę nad kosztami, ich monitoring, jak również nie dawało gwarancji, że rzeczywiście pracownicy korzystają z zakwaterowania na bazie najlepszych dostępnych w danym terminie warunków. Dlaczego? Nawet świetna, wynegocjowana stawka całoroczna okaże się droższa niż cena dnia w wybranych hotelach w pewne dni roku gdy hotele poszukują biznesu ze świecą.
W dzisiejszym świecie pracownicy firm podróżują bardzo dużo i bardzo często – wielokrotnie poza granice swojego kraju. W tych realiach umowa z pojedynczymi hotelami, czy nawet z siecią hoteli to za mało jeśli chce się rzeczywiście za każdym razem wybierać najlepszą dostępną na rynku opcję noclegową. Korporacje chcą mieć dostępne szerokie portfolio obiektów i możliwość wielopłaszczyznowego monitorowania rynku. Jednocześnie konieczność kontrolowania kosztów sprawia, że korporacje poszukują globalnych partnerów, dzięki którym będą mogły mieć wgląd w każdą rezerwację, będą mogły monitorować koszty i otrzymają pełne statystyki. Wykształciło się nowe rozwiązanie, w którym firmy korzystają z usług pośredników – dużych portali rezerwacyjnych, które w swojej ofercie posiadają bardzo wiele hoteli rozsianych praktycznie po całym świecie.
Dzięki współpracy z nowoczesnymi portalami rezerwacyjnymi współpracującymi z segmentem korporacyjnym, każdy pracownik danej firmy może korzystać z zakontraktowanych bezpośrednio z hotelami, a nawet niższych stawek za noclegi, jakie w różnych hotelach mogą zaoferować pośrednicy. W praktyce, poruszając się w określonym budżecie, pracownicy firmy mogą wybrać w ofercie pośrednika wynegocjowaną cenę preferencyjną za swój nocleg w danym hotelu (fixed rate) lub jeszcze niższą – promocyjną, jeśli taka w danym terminie jest dostępna (best available rate). Nigdy jednak – nawet w wysokim sezonie – cena za pobyt nie jest wyższa niż zapewniona przez hotel umową. W kontekście cenowym dla firm bardzo dużym benefitem na pewno jest fakt, że wszystkie negocjowane warunki obowiązują niezależnie od aktualnego popytu na rynku na noclegi – nawet w sytuacji tzw. last room availability. Oznacza to, że nawet gdy w określonym terminie ze względu na duże imprezy, kongresy, czy wysoki sezon, wybrany hotel ma do zaoferowania gościom swoje ostatnie pokoje, które mogą osiągnąć cenę znacznie wyższą niż standardowa cena danego hotelu, to na podstawie umowy z pośrednikiem, firma zawsze otrzymuje wynegocjowane stawki. Co więcej – dosyć popularną, ale nie do końca transparentną metodą na uatrakcyjnienie ceny i pozyskanie większej liczby tego typu gości, jest oferowanie przez hotele drobnych gratisów do wykupionego pobytu – najczęściej jest to kolacja lub usługa pralnicza. Szczególnie przedstawiciele handlowi podróżujący po naszym kraju lubią korzystać z takich benefitów, których nie widać na firmowej fakturze.
Współpraca z partnerami posiadającymi w swoim portfolio setki hoteli to również niekwestionowana korzyść w zakresie kontroli kosztów. Ogromnym atutem są dla korporacji także statystyki, jakich jest w stanie dostarczyć im portal rezerwacyjny. Firmy bardzo szybko same mogą wygenerować sobie pełne dane na temat kierunków podróży swoich pracowników, liczby wykorzystanych noclegów w różnych regionach oraz co ważne – na temat ich kosztów. Takie zbiorcze informacje pozwalają na bardzo sprawne prognozowanie planów i budżetu na podróże służbowe na kolejne miesiące lub rok.
Współpraca z pośrednikami to także dla firm możliwość bezproblemowego kredytowania usług. Nie muszą one negocjować warunków płatności i podpisywać umów kredytowych z wieloma hotelami, ale odpowiedzialność ta spoczywa po stronie pośrednika. Pracownik danej firmy, podróżując służbowo, może też za swój pobyt zapłacić firmową kartą kredytową w dowolnym hotelu z oferty pośrednika.
Dostępność ogromnej liczby hoteli na całym świecie, preferencyjne ceny niezależnie od sezonu, uproszczenie procedury płatności i bardzo szczegółowe statystyki to najważniejsze aspekty decydujące o coraz częstszym wyborze takiego rozwiązania przez duże i wymagające firmy.