W każdej firmie są dokumenty, których nie trzeba już archiwizować. Musimy je zniszczyć, ale trzeba to zrobić tak, by nie dało się ich odzyskać. Jeśli dokumentów jest dużo, możemy skorzystać z usług firmy, która je zniszczy. Jeśli wewnętrzne zasady zakazują wynoszenia z siedziby spółki dokumentów niejawnych, a chcemy je zutylizować, możemy zamówić usługę mobilnego niszczenia dokumentów w siedzibie klienta.
Jakie dokumenty można zniszczyć? Czy warto zamówić usługę mobilnego niszczenia dokumentów w siedzibie klienta?
Zanim zamówimy usługę mobilnego niszczenia dokumentów, upewnijmy się, które dokumenty można wyrzucić, czyli jaką kategorią archiwizacyjną są oznaczone. Symbolem „A” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, a opatrzone nią druki są przekazywane do właściwego archiwum na wieczyste przechowywanie. Symbolem „B” zaś oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, którą trzeba przechowywać przez pewien czas. To, jak długo muszą być archiwizowane, określa cyfra arabska, którą podaje się za literą B. Pracodawca jest zobowiązany do archiwizacji dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, czyli kart ewidencji czasu pracy, imiennej listy wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Takie dokumenty przechowuje się 10 lat, a po tym czasie można je zniszczyć Jeżeli wewnętrzna instrukcja zakazuje wynoszenia takich plików z siedziby firmy, a sami nie chcemy lub nie możemy ich niszczyć, zamówmy usługę mobilnego niszczenia dokumentów w siedzibie klienta. Z pewnością niezwłocznie po zakończeniu procedury naboru należy zniszczyć dokumenty aplikacyjne.
Na czym polega mobilne niszczenie dokumentów w siedzibie klienta?
Usługa mobilnego niszczenia dokumentów w siedzibie klienta realizowana jest najczęściej na potrzeby firm, których przepisy wewnętrzne zabraniają wydawania dokumentów poza siedzibę firmy. W takich przedsiębiorstwach po prostu nie można wynieść żadnego dokumentu. Zamawiają ją także organizacje, w których przechowywane są dokumenty ściśle tajne, które muszą być zniszczone na oczach zarządzającej nimi osoby. Dokumenty są niszczone przed siedzibą firmy, przy użyciu specjalnego urządzenia niszczącego, które jest dostarczone przez usługodawcę. Urządzenie znajduje się w małym samochodzie dostawczym, a zniszczone skrawki lub ścinki plików są ważone, zbijane w bele i oddawane do recyklingu. Cały proces obserwuje zleceniodawca, który podpisuje protokół wykonania mobilnego niszczenia dokumentów w siedzibie klienta i ma całkowitą pewność, że tajna dokumentacja nie wydostanie się poza teren jego zakładu czy siedziby.
Jeśli nie możemy niszczyć dokumentów poza siedzibą firmy, a nie mamy warunków i możliwości, by zająć się tym samodzielnie, wynajmijmy profesjonalistów. Usługa mobilnego niszczenia dokumentów w siedzibie klienta pozwali zniszczyć pliki przed siedzibą firmy zlecającej.
