Każdy z nas uzgadnia co dzień różne kwestie. Od wielkich i ważnych, gdy podpisujemy umowę o pracę, kupujemy czy sprzedajemy samochód lub nieruchomość, ślubujemy do końca życia, czy może bierzemy kredyt w banku (daj Boże, nie we frankach) po drobne uzgodnienia: zadania do zrobienia w biurze albo podwyżka od szefa za pół roku, a może omawiamy szczegóły wystroju nowo meblowanej kuchni czy zakres naprawy samochodu lub sposób spędzenia z przyjaciółmi weekendu… Czy takie umówienia, a nazwa czynności pochodzi przecież od słowa umowa, powinny kończyć się umową? Ustną czy pisemną? A jeśli pisemną to czy podpisaną? Bo inna przecież nie ma żadnej mocy…?
Niektóre z wymienionych wcześniej sytuacji wymagają formalnej umowy pisemnej pod rygorem nieważności. Należą do nich np. zakup czy sprzedaż samochodu albo nieruchomości, emisja udziałów w spółce kapitałowej, ale także „sakramentalne tak” wypowiadane podczas ślubu. Każdy kredyt w banku wymaga umowy pisemnej. Nie ma się co dziwić, skoro nawet wykupienie abonamentu na telefon komórkowy koniecznie wymaga pisemnej umowy (nie jest to prawdą dla telefonu komórkowego na kartę pre-paid, wyjaśnienie w dopisku <*> na końcu tego wpisu). Ba, podpisywanie niektórych z tych umów wymaga dodatkowo dla swojej ważności obecności określonych świadków i to posiadających specjalne uprawnienia: urzędnika stanu cywilnego, księdza czy notariusza.
Między dwiema skrajnościami
Skoro wszystkie te sprawy określone są jasno w przepisach, to w czym problem? Warto zwrócić uwagę na to, że w praktyce w życiu codziennym poruszamy się pomiędzy dwiema skrajnościami. Z jednej strony, od czasu do czasu zdarzają się te poważniejsze momenty, gdy formalna umowa jest wymagana przez odpowiednie przepisy. Z drugiej strony mamy dziesiątki drobnych umówień, w których umowa pisemna nie jest wymagana, choć podobno także uzgodnienia ustne mają moc zobowiązania, i moc takich uzgodnień uznają nawet sądy. Wydawałoby się więc, że skoro w zdecydowanej większości przypadków umowa pisemna nie jest wymagana, to resztę uzgodnień wystarczy zawierać ustnie.
Zanim uznamy ten wniosek za słuszny, zastanówmy się nad tym, czemu służą umowy pisemne? Gdyby to pytanie zadać prawnikowi, ten odpowie bez wahania, że forma prawna ułatwia egzekwowanie roszczeń w przypadku, gdy ktoś nie dotrzyma zobowiązania. Oczywiście takie umowy pisemne muszą być podpisane przez obie strony, w przeciwnym razie są nieważne. W niemieckim żargonie księgowych funkcjonuje nawet określenie fliegende Blätter czyli w wolnym tłumaczeniu (latające) świstki papieru oznaczające coś nic nie znaczącego, bezwartościowego, nie mającego skutków księgowych czy prawnych. Ale my przecież wiemy, że przypadki sądowego dochodzenia swoich roszczeń są w życiu codziennym skrajnie (statystycznie) rzadkie i w ogóle nie dotyczą codziennych umówień czy uzgodnień, w których uczestniczymy najczęściej.
Zapisy uzgodnień, bez żadnych podpisów – czy to ma sens?
W życiu codziennym pisemny ślad uzgodnień służy przede wszystkim czemuś całkiem innemu: temu, aby obie strony w ten sam sposób pamiętały to co zostało uzgodnione. Spójrzmy na kilka przykładów opisanych poniżej:
Pracownik pyta szefa, czy może liczyć na awans w niedługim okresie. Szef odpowiada, że na pewno nie w tym roku, ale za to w przyszłym roku, o ile pracownik zrobi X i Y, a w firmie nie będzie straty, to szef obiecuje pracownikowi, że otrzyma awans. W następstwie tego spotkania pracownik pisze do szefa email, w którym dziękuje za spotkanie i cieszy się, że w perspektywie około roku, jeśli osiągnie X i Y, a w firmie nie będzie straty, to szef go awansuje.
W projekcie uczestniczy kilka firm z różnych krajów. Projekt trwa 2 lata i średnio co ok. 3 miesiące odbywają się zebrania projektowe, kolejno u poszczególnych partnerów. Każde ze spotkań kończy się dokumentem zawierającym główne ustalenia jakie zapadły na spotkaniu, a także datę następnego spotkania i jego plan. Dokument rozsyłany jest mailem w kilka dni po spotkaniu, przez gospodarza spotkania. Zakłada się, że gdyby ktoś nie zgadzał się co do stwierdzeń zapisanych w podsumowaniu, to odezwie się mailem do uczestników spotkania.
Przykład podobny do opisanego powyżej z tym tylko, że spotkanie odbywa się w postaci telekonferencji. Także i po takiej formie spotkania, do wszystkich uczestników zostaje wysłane pisemne podsumowanie dokonanych uzgodnień.
Szef prosi pracownika o wykonanie prezentacji Power-Point’owej dla ważnego klienta, w terminie 1 tygodnia. Szef ma konkretne wyobrażenie co do zawartości, objętości i formy tej prezentacji. Przekazując polecenie swojemu podwładnemu, notuje je na kartce, którą zostawia sobie, ale jej kopię daje pracownikowi.
Młoda kobieta pożycza od babci większą sumę pieniędzy na rozkręcenie biznesu. Babcia wyjmuje pieniądze ze swojego konta terminowego, gdzie jej oszczędności są oprocentowane. Obie panie uzgadniają, że wnuczka odda babci pieniądze z takim samym oprocentowaniem jakie byłoby w banku, najpóźniej po 2 latach. Ale, z drugiej strony, gdyby zaszła nieprzewidziana potrzeba ze strony babci, to pewna kwota zostanie przez wnuczkę oddana jej wcześniej – przy czym umawiamy się, że wnuczka będzie miała minimum 1 miesiąc na „zorganizowanie” tych pieniędzy. Pomiędzy obiema Paniami zostaje sporządzona odręczna notatka zawierająca opisane wyżej szczegóły umówienia. Każda z pań otrzymuje po jednym egzemplarzu umowy. Nie ma na niej żadnych podpisów.
Państwo Kowalscy zlecają malarzowi wymalowanie swojego mieszkania. Malarz jest zaprzyjaźniony, podobne prace wykonywał już u Państwa Kowalskich kilka razy. Nie jest spisywana żadna formalna umowa, ale zakres robót, ich termin oraz koszt, a także kilka dodatkowych uzgodnień (kto i w jakim zakresie posprząta po malowaniu, to że resztki farb zostaną zabrane przez malarza oraz wybór kolorów ścian w poszczególnych pomieszczeniach) zostają zanotowane w odręcznej notatce. Na notatce tej nie ma żadnych podpisów.
Oddajesz samochód do naprawy do zaprzyjaźnionego małego warsztatu. Mechanik przyjmuje zlecenie i notuje jego szczegóły na małej karteczce. Nie dostajesz żadnego kwitka, że pozostawiłeś samochód u mechanika. Przychodzisz popołudniu i auto jest naprawione.
Umawiasz się z przyjaciółmi telefonicznie na wspólny wyjazd w niedzielę. Wprawdzie powiedzieliście sobie przez telefon, o której godzinie i jakim miejscu będzie wyjazd, a także jaka będzie trasa wyjazdu i co każdy ma zabrać ze sobą, ale umówiliście się także, że jeden z was, czyli osoba która organizuje wyjazd, wyśle wszystkim podsumowanie umówienia sms-em, aby uniknąć później pomyłek.
Opisane powyżej przypadki łączy jedna wspólna cecha. Dochodzi do pewnego umówienia, które nie ma charakteru formalnego, ale dotyczy na tyle ważnej sprawy, że sporządzana jest krótka notatka, a w niej główne elementy umówienia. Nikt notatki nie podpisuje. Robiona jest w kilku egzemplarzach, po jednym dla każdego uczestnika umówienia, albo tylko w jednym egzemplarzu przechowywanym przez jedną ze stron. Celem tych zapisków jest uniknięcie kontrowersji po kilku dniach czy tygodniach (niekiedy miesiącach lub nawet latach), co do tego, jaki był zakres i warunki umówienia. Charakterystyczne jest to, że obie strony umówienia mają do siebie zaufanie. Nikt nie zakłada złej woli czy chęci oszukania lub przekręcenia ustaleń. Jakiekolwiek późniejsze kroki prawne są zupełnie wykluczone. Ale wszyscy są świadomi, że pamięć ludzka jest zawodna, a postrzeganie to proces selektywny. Nieraz zdarza się, że obserwatorzy tego samego zdarzenia, działając w dobrej wierze, pamiętają je całkiem inaczej.
Nie każdy uzmysławia sobie fakt, że podpisanie umowy o abonamencie na telefon komórkowy jest rodzajem zaciągnięcia kredytu, i to nawet w dwojakim sensie. Z jednej strony, rozmowy telefoniczne, zarówno stacjonarne jak i komórkowe, wykonywane są na kredyt, a abonent opłaca je dopiero po upływie kolejnego miesiąca. Do tego momentu abonent ma zobowiązanie do operatora telefonicznego (rodzaj kredytu). Po drugie, jeśli operator telefonii komórkowej dotuje aparaty telefoniczne, a jest tak nagminnie (przynajmniej do niedawna), to dostajesz w rękę towar, którego faktyczny koszt będziesz spłacał w ratach przez wiele miesięcy, płacąc abonament telefoniczny. To dlatego przedstawiciel operatora komórkowego podpisując umowę abonamentową stosuje procedury bardzo podobne do tych, stosowanych przy braniu kredytu. Wielkim przełomem w telefonii komórkowej w końcu lat 90-tych było wymyślenie kart pre-paid, czyli opłaconych z góry, bo umożliwiły one dostęp do telefonii komórkowej osobom nieposiadającym zdolności kredytowej.
Istnieje wiele sytuacji, w którym przepisy prawa wymagają, aby uzgodnienia czy umówienia poparte były umową pisemną, pod rygorem nieważności.
Większość codziennych uzgodnień pomiędzy ludźmi znającymi się i mającymi do siebie zaufanie, czy to w sytuacjach zawodowych czy prywatnych, zawieranych jest ustnie, ale tworzy się do nich często „ślad pisemny”, czyli notatkę zawierającą najważniejsze ustalenia w celu uniknięcia sytuacji, w której obie strony inaczej pamiętają (w dobrej wierze) przedmiot i szczegóły umówienia. Na takich notatkach nie umieszcza się niczyich podpisów, bo nikt nie dopuszcza myśli, ze ktoś będzie chciał oszukać lub celowo zniekształcić umówienia.
Decyzja o stworzeniu notatki lub też pozostaniu przy formie czysto ustnej umówienia zależy bardzo od stylu działania (pracy) osób, które uczestniczą w uzgodnieniach. Jednak sporządzenie notatki dotyczącej umówienia jest tym bardziej zalecane im dotyczy ona spraw ważniejszych, a czas jej trwania jest dłuższy.
