Faktura zaliczkowa jest dokumentem księgowym, który zostaje wystawiony w przypadku konieczności rozliczenia zaliczek które otrzymał przedsiębiorca. Ma ona za zadanie udokumentowanie tylko i wyłącznie wpłaty zaliczki. Jej celem nie jest udokumentowanie dostawy określonego towaru, sprzedaży rzeczy lub wykonania dostawy, jednak odnosi się ona do tych czynności, które mają nastąpić w przyszłości.
Kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową?
Fakturę zaliczkową stosuje się przede wszystkim w przypadku kosztownych przedsięwzięć i ma ona na celu zabezpieczenie ich wykonania. W przypadku wykonania zamówienia zgodnie z ustaleniami stron, zaliczkę rozlicza się zgodnie z ustaloną ceną towaru, dostawy lub usługi. Jeśli do wykonania transakcji doszło, po stronie zamawiającego następuje kolejny obowiązek wystawienia faktury końcowej. Co ważne, fakturę zaliczkową wystawia się niezależnie od tego czy dokonana wpłata miała charakter zaliczki, zadatku czy przedpłaty. Ogólne przepisy dotyczące wystawiania faktur nie rozróżniają oraz nie definiują charakteru tego typu płatności. Może być ona dokonana zarówno przelewem jak i gotówką.
Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej generują przepisy o podatku VAT. W związku z tym, dotyczy ona tylko podmiotów gospodarczych. W stosunkach pomiędzy przedsiębiorcami którzy prowadzą sprzedaż na kasie fiskalnej, potwierdzenie wpłaty zaliczki może stanowić paragon kasowy.
Faktura zaliczkowa powinna zostać wystawiona do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu dokonania wpłaty zaliczki. W przypadku wpłaty zaliczki oraz wykonania zobowiązania w tym samym miesiącu, całą procedurę można uprościć wystawiając jeden dokument, w którym przedsiębiorca opodatkuje całość transakcji. Jeśli wpłaty zaliczki dokonuje osoba fizyczna niebędąca przedsiębiorcą, wystawienie faktury zaliczkowej odbywa się tylko i wyłącznie na jej życzenie.
Jakie elementy powinna zawierać faktura zaliczkowa? Jak ją wystawić?
Ustawa o VAT, a mianowicie art. 106f w sposób enumeratywny określa jakie elementy powinna zawierać poprawnie wystawiona faktura zaliczkowa. Zalicza się do nich podstawowe elementy każdej faktury takie jak datę jej wystawienia, nadanie kolejnego numeru, numery identyfikacji podatkowej, określenie zarówno podatnika jak i nabywcy (imionami i nazwiskami). Ponadto w fakturze zaliczkowej powinno się zawrzeć:
– datę otrzymania przez przedsiębiorcę zaliczki,
– szczegóły dotyczące zamówienia,
– wyliczoną wartość podatku.
Wystawienie faktury zaliczkowej niewiele różni się od standardowych faktur. W celu poprawnego wystawienia faktury zaliczkowej warto skorzystać z profesjonalnych programów do wystawiania faktur oraz obsługi księgowej. Wystawiając fakturę zaliczkową należy pamiętać o tym, że muszą znaleźć się na niej szczegółowe informacje o zamówieniu (określające przedmiot i ilość zamówienia, jego cenę jednostkową netto i wartość brutto). Jeśli data wystawienia faktury jest inna niż data dostawy zamówionych towarów lub wykonania usługi, to faktura zaliczkowa powinna być wystawiona z datą otrzymania zaliczki.
